1、针对性 ��文档编制以前应分清读者对象。按不同的类型、不同层次的读者，决定怎样适应他们的需要。例如，管理文档主要面向管理人员，用户文档主要面向用户，这两类文档不应像开发文档（面向开发人员）那样过多使用软件的专用术语。 2、精确性 ��文档的行文应当十分确切，不能出现多义性的描述。同一课题几个文档的内容应当是协调一致，没有矛盾的。 3、清晰性 ��文档编写应力求简明，如有可能，配以适当的图表，以增强其清晰性。 4、完整性 ��任何一个文档都应当是完整的、独立的，它应自成体系。例如，前言部分应做一般性介绍，正文给出中心内容，必要时还有附录，列出参考资料等。 ��同一课题的几个文档之间可能有些部分内容相同，这种重复是必要的。不要在文档中出现转引其他文档内容的情况。例如，一些段落没有具体描述，而用"见××文档××节"的方式，这将给读者带来许多的不便。 5、可追溯性 ��由于各开发阶段编制的文档与各个阶段完成的工作有密切的关系，前后两个阶段生成的文档，随着开发工作的逐步延伸，具有一定的继承关系，在一个项目各开发阶段之间提供的文档必定存在着可追溯的关系。例如，某一项软件需求，必定在设计说明书、测试计划、甚至用户手册中有所体现。必要时应能做到跟踪追查。 ��